Wypra­co­wa­nie kul­tu­ry feed­bac­ku w orga­ni­za­cji jest wbrew pozo­rom trud­ne i wyma­ga wyso­kie­go pozio­mu zaufa­nia, zwłasz­cza jeśli feed­back udzie­la­ny jest przez prze­ło­żo­ne­go. War­to jed­nak zain­we­sto­wać czas i nie­rzad­ko pie­nią­dze na szko­le­nia, aby udzie­la­nie infor­ma­cji zwrot­nych było natu­ral­nym aspek­tem pra­cy i nie budzi­ło prze­ra­że­nia (współ)pracowników.

Feed­back pozwa­la pra­co­wać lepiej, wydaj­niej oraz czer­pać wię­cej satys­fak­cji z wyko­ny­wa­nych zadań. Czyż nie pra­cu­je nam się lepiej, gdy wie­my, czy to co robi­ci­my jest waż­ne i doce­nia­ne przez pra­co­daw­ców? Czy o popeł­nia­nych błę­dach lub „śle­pych ulicz­kach” nie chcie­li­by­śmy dowie­dzieć się jak naj­prę­dzej? Dobrze prze­ka­za­ny feed­back jest bar­dzo pomoc­ny i sta­no­wi war­tość zarów­no dla nadaw­cy jak i odbior­cy komunikatu.

Poni­żej przed­sta­wię meto­dę FUO udzie­la­na feed­bac­ku, któ­ra pomo­że wam sku­pić się na tema­cie prze­ka­zu, a nie na oso­bie, do któ­rej ten prze­kaz kie­ru­je­my. Pozwo­li też odło­żyć na bok emo­cje, a prze­kaz uczy­nić bar­dziej pro­fe­sjo­nal­nym i łatwiej­szym w odbio­rze, dzię­ki cze­mu odbior­ca będzie mógł się kupić (->sku­pić) na meri­tum, a nie na obro­nie wła­snej osoby.

W komu­ni­ka­cie FUO waż­ne są trzy aspekty:

  1. F -> Fakty
  2. U -> Uczucia
  3. O -> Oczekiwania

W pierw­szej kolej­no­ści przed­sta­wia­my Fak­ty. Nie hipo­te­zy, domy­sły czy ogól­ni­ki tyl­ko fak­ty. Przykłady:

  • „Na dzi­siej­sze spo­tka­nie o 9:00 spóź­ni­łeś się 20 min” zamiast: „Znów jesteś spóźniony”
  • „Zada­nie nr.123 nie zosta­ło skoń­czo­ne w wyzna­czo­nym ter­mi­nie” zamiast: „Nigdy nie koń­czysz zadań na czas”
  • „Pod­czas spo­tka­nia nie uru­cho­mi­łeś kame­ry” zamiast: „Nie sto­su­jesz się do usta­lo­nych zasad”

W kon­stru­owa­niu fak­tów, waż­ne jest, aby pod­mio­tem była rzecz/czynność, któ­rej ten fakt doty­czy, a nie oso­ba, do któ­rej komu­ni­kat kie­ru­je­my. Nie mówi­my: „Jesteś spóźnialski/zapominalski/niesłowny”, nie styg­ma­ty­zu­je­my oso­by. Aby uła­twić sobie zada­nie, moż­na do fak­tów podejść jak do opi­su zro­bio­ne­go zdję­cia. Mówi­my co widzi­my, a nie co czu­je­my lub się domy­śla­my. Na zdję­ciu widzi­my, że na dzi­siej­sze spo­tka­nie pra­cow­nik nie przy­szedł lub widzi­my, że dzi­siej­szy deadli­ne nie został dotrzymany.

Sku­pia­my się teraz na Uczu­ciach – jak dane fak­ty wpły­wa­ją na nas, jakie wywo­łu­ją w nas emo­cje. Przykłady:

  • „Na dzi­siej­sze spo­tka­nie o 9:00 spóź­ni­łeś się 20 min, odczu­wa­łam z tego powo­du dys­kom­fort i zakło­po­ta­nie, ponie­waż nie mogłam roz­po­cząć spotkania”
  • „Zada­nie nr.123 nie zosta­ło skoń­czo­ne w wyzna­czo­nym ter­mi­nie, co wzbu­dzi­ło we mnie oba­wę, że nie zdą­ży­my dostar­czyć produktu”
  • „Pod­czas spo­tka­nia nie uru­cho­mi­łeś kame­ry, przez co poczu­łam złość, ponie­waż umó­wi­li­śmy się na włą­cza­nie kamer pod­czas wspól­nych spotkań”

Pamię­taj­my, aby nasze uczu­cia rów­nież doty­czy­ły przed­sta­wio­nych wcze­śniej fak­tów, a nie odbior­cy komunikatu.

Trze­cim aspek­tem jest Ocze­ki­wa­nie. W tej czę­ści komu­ni­ka­tu sku­pia­my się na naszych ocze­ki­wa­niach. Sta­ra­my się je for­mu­ło­wać w pozy­tyw­ny spo­sób, czy­li mówi­my na czym nam zale­ży, zamiast cze­go dana oso­ba ma nie robić. Przy­kła­do­we sło­wa pomoc­ne przy for­mu­ło­wa­niu ocze­ki­wań to „chcę”, „ocze­ku­ję”, „pro­szę”, „zale­ży mi”. Przykłady:

  • „Na dzi­siej­sze spo­tka­nie o 9:00 spóź­ni­łeś się 20 min, odczu­wa­łam z tego powo­du dys­kom­fort i zakło­po­ta­nie, ponie­waż nie mogłam roz­po­cząć spo­tka­nia, pro­szę abyś przy­cho­dził na czas lub zgła­szał mi wcze­śniej, jeśli coś mia­ło­by Ci przeszkodzić.”
  • „Zada­nie nr.123 nie zosta­ło skoń­czo­ne w wyzna­czo­nym ter­mi­nie, co wzbu­dzi­ło we mnie oba­wę, że nie zdą­ży­my dostar­czyć pro­duk­tu. Ocze­ku­ję, że zada­nie wyko­nasz w usta­lo­nym teraz ter­mi­nie, a o wszel­kich bloc­king poin­tach powia­do­misz mnie wcześniej.”
  • „Pod­czas spo­tka­nia nie uru­cho­mi­łeś kame­ry, przez co poczu­łam złość, ponie­waż umó­wi­li­śmy się na włą­cza­nie kamer pod­czas wspól­nych spo­tkań. Zale­ży mi, aby­śmy trzy­ma­li się reguł wymie­nio­nych w naszym kontrakcie.”

Być może począt­ko­wo sto­so­wa­nie komu­ni­ka­tu FUO może wyda­wać się sztucz­ne i bar­dziej uciąż­li­we. Jest tak dla­te­go, ponie­waż jeste­śmy naucze­ni innych sche­ma­tów komu­ni­ka­cji, czę­sto bazu­ją­cych na emo­cjach. Nie­mniej jed­nak tre­ning czy­ni mistrza, a komu­ni­kat FUO może stać się dla was tak samo natu­ral­ny jak każ­dy inny.

Na koniec, pamię­taj­my o fun­da­men­tal­nej zasa­dzie, że chwa­li się w gru­pie, a gani na osob­no­ści (w czte­ry oczy).