Wypracowanie kultury feedbacku w organizacji jest wbrew pozorom trudne i wymaga wysokiego poziomu zaufania, zwłaszcza jeśli feedback udzielany jest przez przełożonego. Warto jednak zainwestować czas i nierzadko pieniądze na szkolenia, aby udzielanie informacji zwrotnych było naturalnym aspektem pracy i nie budziło przerażenia (współ)pracowników.

Feedback pozwala pracować lepiej, wydajniej oraz czerpać więcej satysfakcji z wykonywanych zadań. Czyż nie pracuje nam się lepiej, gdy wiemy, czy to co robicimy jest ważne i doceniane przez pracodawców? Czy o popełnianych błędach lub „ślepych uliczkach” nie chcielibyśmy dowiedzieć się jak najprędzej? Dobrze przekazany feedback jest bardzo pomocny i stanowi wartość zarówno dla nadawcy jak i odbiorcy komunikatu.

Poniżej przedstawię metodę FUO udzielana feedbacku, która pomoże wam skupić się na temacie przekazu, a nie na osobie, do której ten przekaz kierujemy. Pozwoli też odłożyć na bok emocje, a przekaz uczynić bardziej profesjonalnym i łatwiejszym w odbiorze, dzięki czemu odbiorca będzie mógł się kupić (->skupić) na meritum, a nie na obronie własnej osoby.

W komunikacie FUO ważne są trzy aspekty:

  1. F -> Fakty
  2. U -> Uczucia
  3. O -> Oczekiwania

W pierwszej kolejności przedstawiamy Fakty. Nie hipotezy, domysły czy ogólniki tylko fakty. Przykłady:

  • „Na dzisiejsze spotkanie o 9:00 spóźniłeś się 20 min” zamiast: „Znów jesteś spóźniony”
  • „Zadanie nr.123 nie zostało skończone w wyznaczonym terminie” zamiast: „Nigdy nie kończysz zadań na czas”
  • „Podczas spotkania nie uruchomiłeś kamery” zamiast: „Nie stosujesz się do ustalonych zasad”

W konstruowaniu faktów, ważne jest, aby podmiotem była rzecz/czynność, której ten fakt dotyczy, a nie osoba, do której komunikat kierujemy. Nie mówimy: „Jesteś spóźnialski/zapominalski/niesłowny”, nie stygmatyzujemy osoby. Aby ułatwić sobie zadanie, można do faktów podejść jak do opisu zrobionego zdjęcia. Mówimy co widzimy, a nie co czujemy lub się domyślamy. Na zdjęciu widzimy, że na dzisiejsze spotkanie pracownik nie przyszedł lub widzimy, że dzisiejszy deadline nie został dotrzymany.

Skupiamy się teraz na Uczuciach – jak dane fakty wpływają na nas, jakie wywołują w nas emocje. Przykłady:

  • „Na dzisiejsze spotkanie o 9:00 spóźniłeś się 20 min, odczuwałam z tego powodu dyskomfort i zakłopotanie, ponieważ nie mogłam rozpocząć spotkania”
  • „Zadanie nr.123 nie zostało skończone w wyznaczonym terminie, co wzbudziło we mnie obawę, że nie zdążymy dostarczyć produktu”
  • „Podczas spotkania nie uruchomiłeś kamery, przez co poczułam złość, ponieważ umówiliśmy się na włączanie kamer podczas wspólnych spotkań”

Pamiętajmy, aby nasze uczucia również dotyczyły przedstawionych wcześniej faktów, a nie odbiorcy komunikatu.

Trzecim aspektem jest Oczekiwanie. W tej części komunikatu skupiamy się na naszych oczekiwaniach. Staramy się je formułować w pozytywny sposób, czyli mówimy na czym nam zależy, zamiast czego dana osoba ma nie robić. Przykładowe słowa pomocne przy formułowaniu oczekiwań to „chcę”, „oczekuję”, „proszę”, „zależy mi”. Przykłady:

  • „Na dzisiejsze spotkanie o 9:00 spóźniłeś się 20 min, odczuwałam z tego powodu dyskomfort i zakłopotanie, ponieważ nie mogłam rozpocząć spotkania, proszę abyś przychodził na czas lub zgłaszał mi wcześniej, jeśli coś miałoby Ci przeszkodzić.”
  • „Zadanie nr.123 nie zostało skończone w wyznaczonym terminie, co wzbudziło we mnie obawę, że nie zdążymy dostarczyć produktu. Oczekuję, że zadanie wykonasz w ustalonym teraz terminie, a o wszelkich blocking pointach powiadomisz mnie wcześniej.”
  • „Podczas spotkania nie uruchomiłeś kamery, przez co poczułam złość, ponieważ umówiliśmy się na włączanie kamer podczas wspólnych spotkań. Zależy mi, abyśmy trzymali się reguł wymienionych w naszym kontrakcie.”

Być może początkowo stosowanie komunikatu FUO może wydawać się sztuczne i bardziej uciążliwe. Jest tak dlatego, ponieważ jesteśmy nauczeni innych schematów komunikacji, często bazujących na emocjach. Niemniej jednak trening czyni mistrza, a komunikat FUO może stać się dla was tak samo naturalny jak każdy inny.

Na koniec, pamiętajmy o fundamentalnej zasadzie, że chwali się w grupie, a gani na osobności (w cztery oczy).